การระบาดของโควิดตลอดสองปีที่ผ่านมาถือเป็นวิกฤตสำหรับผู้ประกอบการในหลายอุตสาหกรรม หนึ่งในธุรกิจที่ได้รับผลกระทบอย่างหนักจากมาตรการควบคุมโควิด คือธุรกิจเกี่ยวกับงาน Event ที่ต้องงดกิจกรรมรวมตัวผู้คนจำนวนมากเพื่อป้องกันการแพร่ระบาด ดังนั้นผู้ประกอบการจึงต้องมองหาแนวทางรับมือกับการปรับตัวครั้งใหญ่เพื่อให้สามารถนำพาธุรกิจดำเนินต่อไปได้ท่ามกลางการแพร่ระบาดที่ยังไม่มีท่าทีว่าจะหยุดลง

ในบทความนี้ คุณภาโรจน์ เด่นสกุล CEO และ Co-Founder ของ Zipevent และคุณวริศร เผ่าวนิช Managing Director ของ Techsauce  ได้มาร่วมแบ่งปันมุมมองเทรนด์การจัดอีเวนต์ที่จะเกิดขึ้นในปี 2022 และคำแนะนำสำหรับการปรับตัวของผู้ประกอบการ พร้อมเครื่องมือที่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับธุรกิจอีเวนต์ในยุคหลังโควิดที่ทั้งโลกจำเป็นจะต้องปรับตัวอยู่ร่วมกับโรคระบาดนี้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

จับตาเทรนด์อีเวนต์ในปี 2022

5 ปรากฏการณ์ที่ได้เห็นกับการจัดงานอีเวนต์

• Hybrid Event ผสานออนไลน์ - ออฟไลน์ มาแรง

สำหรับทิศทางการจัดอีเวนต์ในปี 2022 คาดว่างานต่างๆ จะเริ่มกลับมามีการจัดงานอีกครั้ง แต่รูปแบบของงานอาจจะไม่เป็นแบบออฟไลน์ 100% เหมือนแต่ก่อน แต่จะเป็นในรูปแบบ Virtual เนื่องจากมีความเสี่ยงต่ำ หรือจัดในรูปแบบ Hybrid โดยเป็นการผสมผสานระหว่างการจัดงานแบบออนไลน์และออฟไลน์ เพราะคนส่วนใหญ่ยังคงมีความต้องการพบปะกันภายในงานอีเวนต์ และหากเกิดการระบาดของโควิดก็จะไม่ได้รับผลกระทบหนักเท่ากับการจัดงานในรูปแบบออฟไลน์ จึงอาจเป็นอีกทางเลือกของผู้จัดที่จะช่วยลดต้นทุนสำหรับแบกรับความเสี่ยง ทั้งยังเหมาะกับการจัดงานในบางประเภทที่ไม่ได้เน้นการสร้าง Networking และงานที่ไม่จำเป็นต้องเห็นตัวสินค้าจริง อย่างเช่นงานศึกษาต่อต่างประเทศ

• ผู้จัดงานเข้าหาเทคโนโลยีเพื่อสร้างประสบการณ์ใหม่ให้ผู้เข้าร่วมงาน

ผู้จัดงานจะมีการคิดค้นวิธีการที่ทำให้คนได้รับประสบการณ์ใหม่ๆ โดยอาจจะได้เห็นการนำเทคโนโลยีมาใช้ อีกทั้งปัจจุบัน เห็นได้จากการเข้ามาของ 5G ที่ถือเป็นปัจจัยสำคัญของการพัฒนาเทคโนโลยีอย่างก้าวกระโดดจนสามารถนำมาใช้ในการจัดงานอีเวนต์ได้

• งานออฟไลน์มีการจัดในสเกลเล็กถึงกลาง เพื่อให้เกิดการสร้าง Networking

ในปีนี้เราอาจเริ่มเห็นการจัดงานแบบออฟไลน์มากขึ้นสำหรับงานที่ต้องมีการสร้าง Networking หรืองาน Bussiness Matching แต่เทรนด์ยังคงเป็นงานขนาดเล็กถึงกลางที่สามารถจัดแบบออฟไลน์ และอาจมีมาตรการเพิ่มเติมสำหรับการจำกัดผู้เข้าร่วมงาน

• ลดระยะเวลาเตรียมงาน

นอกจากนี้เรายังได้เห็นว่าผู้จัดงานมีการปรับตัวโดยลดระยะเวลาการเตรียมงานให้มีระยะเวลาที่สั้นลงในหลายอีเวนต์ ตั้งแต่ขั้นตอนการโปรโมตงาน ไปจนถึงการขายบัตร เนื่องจากสามารถมองเห็นทิศทางของงานได้ง่ายกว่างานที่ใช้ระยะเวลานาน ซึ่งเป็นอีกเทรนด์ใหม่ที่ต่างจากเดิมเพื่อเป็นการปรับตัวลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากความไม่แน่นอนของโอกาสในการระบาดซ้ำของโควิด

• Video Production ที่ยิ่งใหญ่ขึ้น 

เนื่องจากปัจจุบันมีโปรแกรมที่ถูกพัฒนามาให้ตอบโจทย์การทำงาน ในราคาที่สามารถเข้าถึงได้ ทำให้ผู้จัดสามารถออกแบบให้ภาพงานออกมาสวยงามมากขึ้น เพื่อเป็นอีกหนึ่งวิธีการดึงดูดความสนใจของผู้ชม 

5 เทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาสำคัญกับการจัดงานอีเวนต์ 

•  Virtual Event Platform

โควิดทำให้การจัดงานเป็นแบบ Virtual ซึ่งในปี 2022 การจัดงานรูปแบบนี้จะยังคงมีอยู่ และมีความเป็นไฮบริดมากขึ้น โดยเป็นการผสมผสานระหว่างการจัดงานแบบออนไลน์และออฟไลน์ เพราะคนส่วนใหญ่ยังคงมีความต้องการพบปะกันภายในงานอีเวนต์

• Contactless 

เนื่องด้วยโรคระบาดทำให้ต้องมีเทคโนโลยีเพื่อลดการสัมผัส ลดโอกาสในการติดเชื้อ จึงมีการใช้มือถือ และเทคโนโลยี RFID (Radio Frequency Identification) เพื่อลงทะเบียนและเข้างาน เป็นอีกหนึ่งมาตรการช่วยลดโอกาสในการติดเชื้อ ทำให้งานอีเวนต์เป็นไปอย่างปลอดถัยมากยิ่งขึ้น

• Metaverse 

สำหรับรูปแบบในการจัดงาน เราอาจได้เห็นการจัดอีเวนต์บน Metaverse มากยิ่งขึ้น   อีกทั้งยังสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี AR VR มายกระดับการจัดอีเวนต์ในโลกเสมือนให้มีความสมจริงมากขึ้นกว่าเดิม 

• Blockchain for Security 

นอกจากนี้ยังมีอีกหนึ่งเทคโนโลยีด้านความปลอดภัยที่สำคัญอย่าง Blockchain ที่สามารถนำมาใช้ในด้านความปลอดภัยของการจัดงาน เช่น ป้องกันการฉ้อโกง ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าตั๋วที่ซื้อไปเป็นของจริงหรือไม่ ซึ่งจะช่วยสร้างความมั่นใจให้ผู้เข้าร่วมงานได้มากยิ่งขึ้น

• Big Data 

ข้อมูลจำนวนมากที่เกิดขึ้นจากการจัดอีเวนต์บนแพลตฟอร์ม หรือจัดในรูปแบบ Virtual หรือ Metaverse ในฐานะคนฐานะคนจัดงาน จึงถือเป็นโอกาสในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านี้เพื่อพัฒนาและปรับปรุงการจัดอีเวนต์ได้ โดยอาจจะมีการใช้เครื่องมือประเภท Data Visualization หรือ Data Analytic มาเสริม

ตัวอย่างงานอีเวนต์ที่น่าสนใจ 

Case Study การปรับตัวของงานแสดงสินค้าในบาร์เซโลนา เมืองหลวงของสเปน ที่มีการควบคุมการแพร่ระบาดอย่างเข้มงวดในการจัดงาน พร้อมใช้เทคโนโลยีมาช่วยควบคุมตามมาตรการป้องกันการแพร่ระบาดของโควิด ตั้งแต่การลงทะเบียนเข้าร่วมงาน ไปจนถึงการเข้างานผ่านทางโทรศัพท์มือถือ ซึ่งเป็นแบบ Touchless  ซึ่งถือว่าเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับลดการสัมผัสระหว่างกัน นอกจากนี้ยังมีการเปิดตัวเลือกให้ผู้ออกบูธบางส่วนเข้าร่วมงานในรูปแบบ Hybrid เป็นอีกหนึ่งแนวทางที่ผู้จัดงานจะใช้เทคโนโลยีเพื่อลดความเสี่ยงการเกิดคลัสเตอร์จากงานอีเวนต์ 

ผู้ประกอบการปรับตัวอย่างไร ในวันที่สถานการณ์ยากจะคาดเดา 

• เน้นความยืดหยุ่น ลดระยะเวลาเตรียมงาน

แน่นอนว่าการระบาดของโควิดต้องทำให้ธุรกิจอีเวนต์หลายรายต้องเร่งหาแนวทางเพื่อให้สามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ หลายภาคส่วนต้องมีการปรับตัว และในฐานะผู้จัดควรมีแผนในการรับมือมากขึ้น ทั้งในกรณีที่มีการระบาดของโควิดก่อนช่วงจัดงาน หรือแม้แต่การระบาดที่เกิดจากการเข้าร่วมงาน ซึ่งผู้จัดควรมีความยืดหยุ่นมากขึ้น มีแผนสำรอง และลดระยะเวลาการเตรียมงานให้สั้นลงโดยไม่ต้องเร่งผลิต Production ออกมาเหมือนช่วงก่อนโควิดเพื่อลดต้นทุนและลดงานที่ไม่จำเป็น

• ออกแบบงานด้วย  Design Thinking

นอกจากนี้ผู้จัดยังต้องทำความเข้าใจถึงข้อกังวลของผู้เข้าร่วม พร้อมมีความเข้าใจ Design Thinking  เพื่อออกแบบงานตอบโจทย์ความต้องการของหรือความคาดหวังผู้เข้าร่วมที่เปลี่ยนแปลงไป และในส่วนของสถานที่จัดงานจะต้องคำนึงเทคโนโลยีและเครื่องมือที่สามารถตอบโจทย์รูปแบบการจัดงาน ซึ่งผู้จัดควรทราบถึงเทรนด์เปลี่ยนแปลงไป และสิ่งสำคัญคือต้องไม่หยุดศึกษา เปิดรับสิ่งใหม่ๆ เพื่อนำเทคโนโลยีมาใช้ได้อย่างถูกต้อง เหมาะสมกับรูปแบบของงาน ซึ่งจะเป็นการเปิดโอกาสในการดึงดูดคนเข้ามาร่วมงานได้มากขึ้น

• ใช้เครื่องมือที่ดี ช่วยยกระดับการจัดงาน

แน่นอนว่าการมีเครื่องมือที่ดีจะช่วยให้สามารถบริหารจัดการอีเวนต์ได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งการจัดการหลังบ้าน อย่างเช่น การดูแลเว็บไซต์ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดควรพิจารณาว่าจะสร้างความแข็งแกร่งในจุดนี้ได้อย่างไร โดยควรมีเครื่องมือที่จะเข้ามาทำช่วยทำให้งานหลังบ้านสามารถปรับแก้ได้อย่างคล่องตัว 

ทาง Techsauce ซึ่งมีประสบการณ์ในการจัดงานอีเวนต์มามากมาย จึงได้ร่วมมือกับ Zipevent ที่มีเทคโนโลยีที่พร้อม นำเสนอแพลตฟอร์มที่ชื่อว่า “Eventsider” ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้ผู้จัดอีเวนต์สามารถอัปเดตได้เร็วไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดในเรื่องของ Agenda หรือ Speaker แบบ Real-Time ซึ่งในส่วนนี้ผู้จัดสามารถเข้ามาแก้ไขได้ตลอดเวลา ทั้งยังช่วยในเรื่องการลดต้นทุนสำหรับจัดจ้างคนและลดโอกาสในการเกิดความผิดพลาดด้วยการใช้เทคโนโลยีเข้ามาทำหน้าที่แทน 

อีกทั้งแพลตฟอร์มตัวนี้จะช่วยให้การจัดงานง่ายขึ้นไม่ว่าจะเป็นงานรูปแบบออฟไลน์ ออนไลน์ หรือไฮบริด ทำให้สามารถบริหารอีเวนต์ได้ครบวงจร และมาพร้อมทีมงานที่มีความเข้าใจทั้งในด้าน IT และ อีเวนต์ และที่สำคัญเป็นแพลตฟอร์มของคนไทยที่มีการดำเนินงานอยู่ในประเทศไทย ทำให้สามารถให้บริการได้อย่างรวดเร็วและครบวงจร หากธุรกิจในสายงานอีเวนต์สนใจยกระดับประสิทธิภาพการจัดงานเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับงานมากมายที่จะเกิดขึ้นในปี 2022 นี้ สามารถติดต่อเพื่อทราบรายละเอียดเพิ่มเติมของแพลตฟอร์ม Eventsider ได้ทาง Techsauce และ Zipevent โดยตรง 

สนใจบริการแพลตฟอร์ม Eventsider สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ 0203855150 หรือ [email protected] 

ติดตามฟังเนื้อหาฉบับเต็มได้ที่ Techsauce Live