รวมเคล็ดลับบริหารเวลาจากผู้นำ 11 คน ที่ประสบความสำเร็จ ทั้ง CEO ผู้ก่อตั้งบริษัท และผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจ

ประชุมตัวต่อตัว เพื่อสะท้อนความคิด

Julia Kelly หุ้นส่วนผู้จัดการของ Rigits แนะนำให้จัดตารางเวลาประชุมแบบรายบุคคล 

หลังการประชุมทุก ๆ 5 เซสชั่น Kelly จะหยุดพักเพื่อสะท้อนความคิด วิธีนี้ช่วยให้เขามีส่วนร่วมในแต่ละเซสชั่นอย่างเต็มที่ และมั่นใจได้ว่าไม่มีผู้ร่วมประชุมคนไหนถูกละเลย หลังจากนั้นจึงประเมินและรีเซ็ตเป้าหมายก่อนประชุมชุดถัดไป วิธีนี้ช่วยลดภาวะหมดไฟ และช่วยให้สมาชิกในทีมได้มีปฏิสัมพันธ์โดยตรงกับหัวหน้าซึ่งเป็นเรื่องสำคัญ

บริหารเวลาแบบ Pomodoro 

Rosie Gladden ผู้อํานวยการฝ่ายการตลาดของ ImageX พบว่าเทคนิค Pomodoro ของ Francesco Cirillo ได้ผลดีที่สุดในการทํางานอย่างมีประสิทธิภาสูงสุดในแต่ละวัน

การบริหารเวลาแบบ Pomodoro คือ การทำงานในช่วงระยะเวลาสั้น ๆ แล้วคั่นเวลาเพื่อหยุดพัก จากนั้นจึงทำงานต่อ 

Rosie Gladden กล่าวว่า เขาพยายามวางแผนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ แต่ยังคงความยืดหยุ่นไว้ เพื่อไม่ให้ตัวเองรู้สึกหงุดหงิด หากมีวันที่ไม่เป็นไปตามแผน 

Touch it Once 

Vladislav Podolyako ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Folderly ใช้หลักการ ‘Touch it Once’ หรือ TIO คือ เริ่มทำงานทันทีหลังเปิดงานดูครั้งแรก จะได้ไม่ต้องกลับมาทําในภายหลัง 

Podolyako กล่าวว่า ถ้าเขาสามารถทํางานนั้นให้เสร็จได้ภายใน 10 นาที เขาก็จะทําทันที แต่ถ้าทำไม่ได้ เขาจะมอบหมายให้คนอื่นทำแทนหรือไม่ก็ค้างงานไว้แบบนั้นอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ 

เขาได้รับอีเมลเข้ามาจำนวนมากทุกวัน ซึ่งส่วนใหญ่ต้องใช้การตัดสินใจอย่างรวดเร็ว ถ้าอีเมลที่เขาได้รับขึ้นต้นด้วย Bcc เขาจะไม่ทำอะไรเลย แต่ถ้าเขามีคนรู้จักใครที่รู้คําตอบดีกว่า ก็จะส่งต่ออีเมลให้คน ๆ นั้น Podolyako เน้นการให้ความช่วยเหลือที่เป็นประโยชน์แทนการเขียนอีเมลที่ดูสวยงามแต่ไร้ประโยชน์

ลำดับงาน แบ่งเวลาเป็นบล็อก   

Tom Lloyd ผู้ก่อตั้งและหุ้นส่วนผู้จัดการของ tllo แบ่งเวลาออกเป็นบล็อก ๆ ทั้งเวลาทำงานส่วนตัวและทำงานกับทีม จากนั้นจัดลําดับเวลางานให้เหมาะสมตลอดทั้งสัปดาห์ เพื่อลดต้นทุนในการเปลี่ยนการทำงานสลับไปมาและเพิ่มประสิทธิภาพของการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างธุรกิจองค์กร

ตัวอย่างเช่น การจัดประชุมแบบ 1-1 ในหนึ่งวันหรือช่วงเวลาหนึ่งบล็อก ซึ่งช่วยให้สื่อสารกับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สมมติว่ามีประชุมระดับผู้บริหารในวันจันทร์และประชุมกับสมาชิกในทีมวันพุธ รูปแบบ 1-1 ระหว่างสองการประชุมนี้ช่วยให้คุณสามารถรายงานข้อมูลที่ตัดสินใจมาแล้วในที่ประชุมผู้บริหาร รวมถึงสรุปปัญหาที่พบลงรายงานเพื่ออภิปรายกับการประชุมทีมในวันรุ่งขึ้น

ใช้เทคนิค Mega-Batching

Olga Shapovalova ผู้อํานวยการ B2B และกรรมการหุ้นส่วนกับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเชิงกลยุทธ์ของ Headway EdTech Startup ใช้เทคนิคการจัดการเวลาแบบ Mega-batching เพื่อคัดกรองเป้าหมายของตัวเองในแต่ละวันและช่วยให้สมาชิกในทีมจัดลําดับความสําคัญของงาน

เทคนิคนี้มาจากแนวคิดที่ว่า เราจะได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากงานที่ต้องใช้ความคิด ก็ต่อเมื่อเราจดจ่อกับสิ่ง ๆ นั้นโดยไม่วอกแวก 

ตั้งเป้าหมายก่อนเปลี่ยนระบบขั้นตอนการทำงาน  และประเมินแผนงานประจําวันอยู่เพื่อกําหนดเป้าหมายหลัก จากนั้นก็ลดเป้าหมาย คิดค้นรายการงานย่อย จัดเรียงเป็นบล็อกที่ใหญ่ขึ้น และมีสมาธิทํางานจนเสร็จ

Protected time 

Cristina Imre โค้ชผู้บริหารและนักกลยุทธ์ธุรกิจของ Quantum Wins แนะว่า การเป็นผู้นําก็เหมือนกับเป็นนักเล่นกลในโรงละครสัตว์ มีเรื่องให้ต้องรับมืออยู่ตลอดเวลา และมีอาวุธลับอย่างที่มีอยู่ในชุดเครื่องมือความเป็นผู้นํา คือ protected time blocks 

อธิบายง่ายๆ อาจจะคล้ายจงอางหวงไข่ ผู้นำต้องหวงและปกป้องเวลาเหล่านี้ให้เหมือนงูจงอางรักลูกน้อยของมัน เวลาที่เราจะเพ่งความสนใจทั้งหมดไปให้กับงานสำคัญ ห้ามใครรบกวน ปิดการแจ้งเตือน มีแค่เราและงานเท่านั้น

จัดลําดับความสําคัญ วางแผนล่วงหน้า

Ben Richardson ผู้อำนวยการ Acuity Training มองว่าการจัดลําดับความสําคัญคือการสร้างประสิทธิภาพในการทำงาน 

วิธีหลัก ๆ คือ วางแผนล่วงหน้า แยกงานทั้งหมดออกเป็นหมวดหมู่ตามปัจจัยต่าง ๆ เช่น ตามความเร่งด่วน หรือ ตามความสําคัญ ซึ่งวิธีนี้จะช่วยเช็คให้แน่ใจว่างานพวกนั้นต้องทำให้เสร็จก่อน

หากเป็นงานที่ไม่ยากหรือไม่เร่งด่วน ก็อย่าเอางานมาทำซ้อนกัน เพราะการทํางานหลายอย่างพร้อมกันอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดอื่น ๆ ตามมาได้ และอย่าลืมกําหนดเดดไลน์งานทุกชิ้น 

จับคู่ความยากของงานกับระดับพลังงานที่เรามี 

Marnix Broer ผู้ร่วมก่อตั้ง และ CEO ของ Studocu กล่าวว่า จะทํางานยากที่สุดเมื่อตัวเองมีพลังมากที่สุด ซึ่งง่ายต่อการสร้างสรรค์งานที่มีคุณภาพสูง โดยที่ตัวเองไม่เหนื่อยล้า สําหรับตัวเขา ที่มาทำงานประมาณ 10-11 โมงเช้า จะเริ่มทํางานง่าย ๆ ก่อนเพื่อให้จดจ่อได้อย่างเต็มที่

“หากคุณทํางานที่ง่ายที่สุด คุณจะไม่ต้องกัดฟันใช้เอเนอร์จี้มากเมื่อคุณเหนื่อย และให้ทํางานหนักที่สุดตอนที่รู้สึกสดชื่นแล้ว ซึ่งจะช่วยให้เราใช้ Critical thinking ในการตัดสินใจ”

จับโจรที่ขโมยเวลาเราให้ได้ 

Lou Reverchuk ผู้ร่วมก่อตั้งและ CEO ของ EchoGlobal ตระหนักว่าผู้นำทุกคน ต่างถูกรายล้อมด้วย ‘time hijackers’ หรือพวกปล้นเวลา ที่มาในรูปแบบของอีเมล แจ้งเตือนมือถือ การขัดจังหวะด้วยเรื่องเล็กๆ น้อยๆ    

และเรื่องต่าง ๆ รอบตัวนั้น มันแก้ได้ทีหลัง ไม่งั้นอาจทําให้หลุดโฟกัสการทำงาน และแผนการทำงานที่วางไว้พังได้  Reverchuk จึงระบุสิ่งที่กินเวลาทำงานของเขา เช่น การได้รับอีเมลจำนวนมาก หรือแอปโซเชียลที่ดังแจ้งเตือนทั้งวัน

ลดนโยบาย Open-Door

Julia Ngapo ที่ปรึกษา ผู้ก่อตั้ง และโค้ชผู้บริหารของ Julia Ngapo Business Coaching

ใช้วิธีลดนโยบาย Open-door (นโยบายที่หัวหน้าเปิดประตูห้องให้ลูกน้องเข้าพบพูดคุยได้ตลอดเวลา) โดยเปลี่ยนเป็นระบุช่วงเวลาที่ว่างพบแทน 

เนื่องจากการที่ลูกน้องเข้าออกห้องหัวหน้าตลอดเวลา อาจรบกวนเวลาทำงานของหัวหน้าได้ ซึ่งบางเรื่องก็อาจไม่ได้เร่งด่วน ลูกน้องสามารถหาคนอื่นมาช่วยตอบคําถามแทนหัวหน้าได้ 

แปลและเรียบเรียงจาก : fastcompany 

ถึงเป็นธุรกิจเล็ก วัฒนธรรมองค์กรก็สำคัญ
เริ่มเปลี่ยนวันนี้ก่อนสาย
.
หากองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหา … พนักงานหมดไฟ…ทุกการตัดสินใจล่าช้าเพราะต้องรอ CEO … พนักงานลาออกเยอะ แต่ไม่รู้สาเหตุ และอีกมากมายปัญหาในองค์กรที่คุณแก้ไม่ตก
.
Peoplesauce ช่วยธุรกิจ SMEs /Startups ที่กำลัง Scale up สร้าง “คน” และ“Culture” เพื่อให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ

เริ่มเปลี่ยนไปพร้อมกับเราได้ตั้งแต่วันนี้ที่

• FB Page: https://bit.ly/3PHzLNJ
• Website: peoplesauce.tech