บทความนี้สรุปจาก Techsauce Clubhouse ตอน OKR จะทำอย่างไรให้สำเร็จ? โดย Techsauce ร่วมพูดคุยกับ คุณอ้อ พรทิพย์ กองชุน COO บริษัท Jitta ที่มีประสบการณ์การทำงานในองค์กรระดับโลกอย่าง Google มากว่า 10 ปี ได้มาแชร์ถึง ความท้าทาย และสิ่งที่ยากในการเริ่มต้นทำ OKR ที่ทุกองค์กรต้องตระหนัก

1. ความท้าทาย คือ การตั้ง OKR ที่ผู้บริหารไม่เห็นด้วย

พนักงานในองค์กรมีความต้องการที่จะปรับมาทำ OKR แต่กลับไม่มี executive sponsorship ต้องเริ่มต้นจากข้างบนลงมา ซึ่ง pain point ส่วนใหญ่ขององค์กร คือ  การทำงานแบบไม่รู้ direction  ดังนั้นการจะทำ OKR ให้สำเร็จได้นั้น ทุกคนจะต้องรู้ direction ว่าทำงานไปเพื่ออะไร มีเป้าหมายอะไร ไม่ใช่เฉพาะ CEO อย่างเดียว

ซึ่งข้างต้นจะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาการทำงานไม่ชัดเจน หรือการส่งเสริมให้เกิดการทำงานแบบ Cross-functional teamให้มีความโปร่งใสมากขึ้น โดยทาง CEO จะต้องทำการประกาศต่อคนในองค์กรว่าจะมีการทำ OKR โดยมีทีมที่เป้นต้นแบบในการลองใช้ OKR ก่อน จากนั้น ทีมต้นแบบจะนำ OKR ไปเสนอต่อทีมอื่นๆ พร้อมกับเป้าหมายขององค์กร ว่า มีเป้าหมายอย่างไร จากนั้นจะต้องไปประสานงานกับทีมอื่นๆ ที่ไม่ได้ใช้ OKR ด้วย

2. OKR Framework ต้อง execute ได้ ทำการตั้งเป้า และวัดผลเป็นระยะ

ความยากของการทำ OKR นั้นคือ การ execute เนื่องจากต้องทำให้คนมองเป้าหมายเป็นหลัก ต้องทำงานให้สำเร็จไม่ใช่แค่เสร็จอย่างเดียว

การทำ OKR Framework “สิ่งที่ทำออกมาแล้วทำให้เป้าหมายสำเร็จ” แล้วจะทำอย่างไรให้เป้าหมายสำเร็จตามระยะเวลาตามที่กำหนด?

องค์กรควรจะทำการ Check-in วัดผลเป็นระยะ

การวัดผลนั้นจะต้องทำเป็นระยะ ความถี่ก็ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย หากเป้าหมายนั้นมีความจำเป็นที่จะต้องทำให้สำเร็จอย่างรวดเร็ว การ check-in จะต้องถี่ขึ้น อาจจะทุกสัปดาห์ รายเดือน หรือไตรมาสละสองครั้ง ทำการ check-in ว่ามีความคืบหน้า (progress) อย่างไร เมื่อรู้ว่ามีจุดไหนที่จะต้องปรับ จะได้ทำการแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว 

ทำงานเสร็จกับสำเร็จนั้นเป็นคนละเรื่อง OKR เป็นการเช็คว่าทำงานได้ 'สำเร็จตามที่ตั้งเป้า' ไว้หรือไม่

สิ่งที่องค์กรมักจะทำผิดพลาดคือ การนำ task/ action plan มาเช็คดูว่าแต่ละข้อทำเสร็จแล้วหรือยัง ซึ่งนี่ถือเป็นคนละเรื่อง การทำงานมากขึ้นแต่ไม่ได้ตามเป้าหมาย ให้ถือว่า OKR นั้นไม่ประสบความสำเร็จ

สิ่งที่ต้องทำการยึดคือ Objective & Key result เป็นตัวหลัก แล้วดูว่าแต่ละข้อมี progress อย่างไร มีข้อไหนต้องปรับปรุงบ้าง เป้าหมายยังคงอยู่ แต่วิธีการสามารถเปลี่ยนแปลงได้

การนำเอา OKR มาใช้ จะต้องเตรียมตัวอย่างไร ใช้เวลาเท่าไร?

คำตอบก็คือ ขึ้นอยู่กับความใหญ่ขององค์กร และวิธีการปฏิบัติงานที่ผ่านมา

“องค์กรต้องทำการปรับ mindset ให้คนมองว่าจะทำงานอย่างไร ถึงจะวัดผลได้ ทำการปรับเปลี่ยนไปเรื่อยๆ ไม่ใช่ทำงานแค่ให้เสร็จ แต่ทำงานให้สำเร็จ”

สำหรับระยะทดลอง ทีมแรกที่นำ OKR มาใช้ อาจจะทำใน 2 ไตรมาส ในไตรมาสแรก ลองผิดลองถูก ไตรมาสที่สองนำข้อผิดพลาดไปปรับปรุง โตรมาสที่สาม ทีมอื่นเริ่มเข้าเข้ามาใช้ OKR โดยการเรียนรู้ความสำเร็จและข้อผิดพลาดจากทีมแรก

การ roll out จะต่างกันไป ขึ้นอยู่กับความใหญ่ของแต่ละองค์กร อาจจะ 1 ปีหรือ 2 ปี ก็ได้ ซึ่งก็ดีกว่าการทำทั้งหมดรวดเดียวแล้วพังทั้งหมด

อ่านเพิ่มเติม เจาะลึก OKR คืออะไร กับ 'อ้อ Jitta' จะเป็นเหล้าเก่าในขวดใหม่อีกหรือไม่?

3. การตั้ง structure ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร

ไม่ควรใช้ OKR เดียวกันทั้งองค์กร แต่ให้ใช้ทีละ unit หรือ department ที่มีแนวโน้มว่าจะทำ OKR ได้สำเร็จ หรือ execute ได้ จึงค่อยๆ ทำขยายการใช้ OKR ไปยังทีมอื่นๆ ต่อไป

“ต้องหาทีมที่เป็น OKR Champion ให้ได้ แล้วจึง roll out ไปยังทีมอื่น ที่จะให้คำปรึกษาได้”

เป้าหมายที่อยู่ในระดับ 10X ส่วนใหญ่จะทำสำเร็จน้อยมาก โดยมี average ที่ประมาณ 40 เปอร์เซ็นต์ เท่านั้น อย่างไรก็ตาม แค่ทำสำเร็จ 50-60 เปอร์เซ็นต์ได้ ก็ถือว่าประสบความสำเร็จแล้ว ปัญหาส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นกับองค์กรใหญ่ มากกว่า Startup ที่จะทำการปรับเปลี่ยนได้ง่าย และรวดเร็วกว่า

องค์กรไม่ควรนำ OKR ไปประเมินผลการทำงานของพนักงาน ฝ่าย HR ควรจะอยู่ในลูปในการนำ OKR มาใช้ด้วย ซึ่งสิ่งนี้เป็นสิ่งที่หลายองค์กรมักจะลืม

ความท้าทายก็คือ การทำ OKR จะนำไปประเมินผลงานของพนักงานอย่างไร เนื่องจากไม่เหมือนกับการวัดผลแบบ KPI ไม่สามารถนำไปประเมินควบคู่กับ KPI ได้

องค์กรจะต้องเปลี่ยนโครงสร้างการประเมินพนักงาน ว่าคนที่ทำงานแบบ 8/10 นั้น ถือว่าประสบความสำเร็จมากกว่าการทำงานแบบ กว่า 5/5

โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ต้องระวังว่าจะเป็นการดึงพนักงานไปยังโครงสร้างองค์กรแบบเดิมหรือไม่ หากไม่รู้จะเริ่มอย่างไร อาจจะเริ่มทำแบบ hybrid คนที่ทำ OKR จะได้คะแนนพิเศษ จากนั้นจึงค่อยๆ เริ่มเปลี่ยนโครงสร้าง

4. การปรับ Mindset ของคน และสร้าง Culture ขององค์กร ที่จะต้องมี 'ความโปร่งใส' และ สร้างสิ่งแวดล้อมที่คน 'กล้าที่จะล้มเหลว'

Objective คือต้องมีเป้าหมายที่ทะเยอทะยาน และการมี Key result ว่าจะทำอะไรให้เป้าหมายนั้นสำเร็จ ต้องวัดผลได้ ความท้าทายคือ จะทำงานออกมาอย่างไรให้วัดผลได้

คนที่ทำหน้าที่เป็น executor จะต้องค่อยๆ ปรับ ว่าจะต้องทำงานอย่างไร เพื่อให้วัดผลได้

เมื่อนำ OKR มาใช้ ต้องเปลี่ยนพฤติกรรมบางอย่างของคน เนื่องจากเมื่อทำการแชร์เป้าหมายแล้ว จะต้องมีความ transparency ว่าแต่ละคนมีเป้าหมายอะไร เมื่อเกิดความโปร่งใส ก็จะทำให้เกิด transparency alignment

แต่ความท้าทายคือ Culture ของคนไทย จะไม่ค่อยอยากแชร์ว่ากำลังทำอะไรอยู่ และทำได้แค่ไหน เนื่องจากผู้จัดการจะไม่อยากให้คนอื่นรู้ว่า fail จึงไม่ยอมแชร์ progress กับผู้อื่นว่าทำงานอะไรไม่สำเร็จบ้าง

องค์กรต้องทำให้เรื่อง ‘ความล้มเหลว’ เป็นเรื่อง ‘ปกติ’

มีตรงไหนสำเร็จ หรือล้มเหลวบ้าง ล้มเหลวแล้ว เรียนรู้อะไรจากมัน แล้วจะทำการปรับอย่างไร

การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ ‘เฉลิมฉลองความล้มเหลว’

องค์กรต้องสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ทุกคนสามารถนำมาคุยได้ใน OKR check-in หากไม่ล้มเหลว จะไม่ไปถึงจุดที่ประสบความสำเร็จได้ ทีมจะต้องกล้าที่จะล้มเหลว จะต้องปรับความเข้าใจกับผู้บริหาร ว่าการ check-in คือการแชร์ความคืบหน้า แล้วเรียนรู้จากมัน ไม่ใช่คือการประจานผลงานต่อหน้าทุกคน

5.  องค์กรจะประสบความสำเร็จในการทำ OKR ได้ต้องมี CFR

• Conversation : ต้องคุยในมุมมองแก้ปัญหา แล้วทำให้ OKR สำเร็จ คุยแบบเปิดเผย โปร่งใส
• Feedback : การให้ฟีดแบคเพื่อให้ทำให้ดีขึ้น แบบ constructive feedback เป็น motivation ให้กำลังใจ ผลักดันให้คนกล้าที่จะคิด หาโซลูชั่นในการทำเป้าหมายให้สำเร็จ
• Reward & Recognition : ไม่จำเป็นต้องตอบแทนด้วยเงินเพียงอย่างเดียว แต่พนักงานต้องการ recognition จะทำให้พนักงานรู้สึกมึพลังในการทำงาน มีการรับรู้ว่าคนเหล่านี้สามรถทำสำเร็จได้ เช่น ให้พนักงานคนนี้ไปพรีเซนต์ในที่ต่างๆ ให้เพื่อนร่วมงานช่วยสร้าง recognition เป็นการให้รางวัล

ปิดท้ายกันด้วย OKR จะทำสำเร็จไม่สำเร็จ อยู่ที่ Manager ที่จะต้องทำ CFR เนื่องจาก Manager ไม่ได้ออกแบบมาให้ทำ OKR ตั้งแต่แรก จะทำได้อย่างไร? ทาง Google ได้ทำการศึกษาพฤติกรรมของผู้นำที่ยอดเยี่ยมในโปรเจค Oxygen โดยได้ 10 คุณสมบัติของผู้จัดการที่ดีที่สุดของ Google มี ได้แก่

1. มีความเป็นโค้ชที่ดี
2. รู้จักเพิ่มศักยภาพคนในทีมและไม่พยายามบริหารจัดการทุกอย่าง
3. แสดงความสนใจและความห่วงใยคนในทีม ทั้งเรื่องความเสร็จ เรื่องส่วนตัว ความเป็นอยู่
4. ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์
5. เป็นนักสื่อสารที่ดี ทั้งผู้ฟังที่ดีและแชร์ข้อมูลข่าวสารอยู่เสมอ
6. ช่วยคนในทีมให้มีความก้าวหน้าในสายอาชีพ
7. มีวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ที่ชัดเจน
8. มีทักษะทางเทคนิคสำคัญที่จะช่วยคนในทีม
9. มีการสร้างความร่วมมือนอกเหนือจากในบริษัท
10. มีความกล้าตัดสินใจอย่างเด็ดเดี่ยว

อ่านเพิ่มเติม มาดูคำถามที่ Google ใช้ในการหาผู้นำที่ยอดเยี่ยมภายใน 5 นาที